E-mail: tijdrovende excuustruus

Gemiddelde leestijd voor dit bericht is 122 seconden

Je leest er steeds vaker over: mensen en bedrijven die afscheid nemen van mail. Om daarvoor in de plaats de krachtigere vormen van instant messaging te adopteren. Korte, kernachtige berichten via kanalen als Twitter (direct message), Yammer, What’s app of de meer besloten (bedrijfs)netwerken. Opvallend is de nagenoeg unanieme conclusie: na een korte wenperiode ervaar je een rust en werk je efficiënter.

Grip op tijd
Is dit herkenbaar voor u? Elke dag een hoeveelheid mails wegwerken. Het gevoel achter de feiten aan te rennen wanneer er weer 30 mails ‘ongelezen voor u klaarstaan’. Ik was er helemaal klaar mee. Operatie ont-mailen was gestart. Nou ja, om eerlijk te zijn: mailminderen beschrijft beter de situatie. Met als doel grip op mijn tijd in plaats van grip op mijn mailbox.

Starten met eigen commitment
De moeilijkste afspraken zijn die met jezelf. Toch maakte ik er een paar om focus te bewaken:

• Maximaal vier keer per dag mail behandelen.
• Niet scrollen op de inhoud van mijn inbox (maximaal mailberichten is maximaal scherm).
• Het minimaliseren van nieuwsbrieven.
• CC is niet voor mij bedoeld.

Tijd van nieuwsbrieven en “je had kunnen weten” is voorbij
De eerste twee had ik redelijk snel in de vingers. Vol energie startte ik met drie en vier. Consequent bij iedere nieuwsbrief je de vraag stellen: lees ik hem? Nee, dan uitschrijven (score: 100%). Ook de notificaties vanuit de meeste van mijn sociale mediakanalen gingen op “off”. Het effect op mijn mailbox merkte ik al vlot.

Lastiger is de CC. In principe is het een kwestie van een ‘delete-regel’ aanmaken in je mailsysteem. De uitdaging zit hem ook meer in het omgaan met de reacties die je hierop ontvangt. Overigens, een afspraak als deze vraagt ook aan jezelf de discipline om CC minimaal tot niet te gebruiken.

Digitale excuustruus
Ooit had mail een toegevoegde waarde: snelheid. Een waarde die nu door vele eerder als negatief (werkdruk) wordt ervaren. Berichtenverkeer is het equivalent van “zwart op wit” geworden. Je persoonlijke digitale excuustruus, lekker gemakkelijk om achter te verschuilen.

Op naar e-mailloos
Ik ben nu vier maanden bewust bezig met mijn mail. De eerste resultaten? Per dag ruim anderhalf uur gewonnen en ik durf – bijvoorbeeld na een vergadering – met een gerust hart mijn mailsysteem te openen. Ga ik straks helemaal zonder mail door het leven? Het is voor nu nog een stap te ver. Maar gezien de positieve resultaten ga ik volhardend verder op mijn pad van mailmindering.